Facilitez-vous la vie avec l’outil de pilotage de projet
Le management de projet n’est jamais évident, même un petit projet a priori facile, et même après des années d’expérience. Yookkan est un outil de pilotage de projet collaboratif, il est conçu pour faciliter les échanges entre une équipe opérationnelle.
Accordons-nous déjà sur la définition du pilotage de projet. Manager un projet consiste à coordonner une équipe afin d’atteindre un objectif dans un temps donné avec un budget défini en amont. Pour atteindre cet objectif, il faut une équipe projet. Cette équipe peut être constituée de membres n’ayant jamais travaillé ensemble et doit avant tout être composée d’expertises complémentaires.
La constitution d’une équipe
Pas d’équipe, pas de projet ! Pas de management d’équipe pas de respect des délais. La gestion des ressources est essentielle pour atteindre vos objectifs et pour la réussite du projet. Lors de la structuration du projet, il faut bien vérifier que l’équipe est complète. Cela signifie qu’il faut s’assurer que l’ensemble des compétences et expertises nécessaires sont bien réunies. Le chef de projet doit par conséquent réaliser un travail préalable avec les membres de l’équipe projet. Il s’agit d’identifier l’ensemble des choses à faire par thématique. Utilisez notre outil de gestion de projet pour structurer votre travail et celui de votre équipe. Une fois ce travail réalisé, il faut vérifier si les membres de l’équipe disposent des compétences pour réaliser ces tâches. Dans le cas contraire il est nécessaire de s’adjoindre les compétences d’autres profils.
Une fois la répartition des rôles et des tâches entre les membres de l’équipe projet, le manager devient le maître du temps.
Chaque tâche doit avoir une date de début et une date de fin afin d’obtenir un échéancier clair. Yookkan vous permet de disposer de ces informations en direct en ligne. Grâce au planning de gantt partagé et aux tableaux de bord automatisés. Les membres de l’équipe projet s’engagent alors à la fois sur les tâches à accomplir, sur les délais, et sur le budget.
La construction et la planification du projet
Chaque projet est différent, que ce soit un projet web ou de stratégie, de communication, d’organisation, de conduite du changement, de production, le rôle du manager reste le même.
Le manager a pour mission de vérifier, lors du cadrage, que l’ensemble des rôles sont bien définis. Il doit comprendre qu’elles sont les principales phases du projet ainsi que les jalons clefs. Il vérifie que les tâches et actions sont bien réparties entre les acteurs du projet afin de ne pas se retrouver au bout de quelques temps face à des situations que l’on a tous connues :
- « ah bon c’est à moi de faire ça ? »
- « mais je ne savais pas qu’on avait le feu vert pour avancer »
- « mais on n’a rien planifié »
Comment piloter un projet ?
Le pilote de projet doit maîtriser la méthodologie du mode projet. Il doit disposer de l’ensemble des informations clefs pour un suivi de projet et une gestion du temps efficaces. Le pilotage consiste également a identifier les risques le plus en amont possible. Yookkan, est un outil de pilotage de projet qui vous permet de disposer de ces informations clefs en direct à savoir :
- qui réalise quelle tâche
- comment les tâches s’enchaînent
- le macro-planning
- le planning détaillé du projet
- la liste des risques identifiés
- le taux d’avancement de chaque tâche
- les livrables attendus
Le manager a pour rôle de gérer le projet et d’anticiper les risques de blocage de l’avancement de ce dernier. Pour cela il doit maîtriser les méthodes et outils fondamentaux permettant de formaliser au mieux la structuration et le suivi des différents chantiers. Il est en charge d’organiser et d’animer les réunions de coordination régulièrement et de mettre en place une gestion des risques efficace. Enfin son rôle est de donner un rythme pour encourager les équipes et pour un avancement de projet plus régulier.
Road map initiale et ajustement de la trajectoire projet
Il est rare qu’un projet se déroule exactement comme cela était prévu lors du lancement.
Il arrive souvent qu’au bout de quelques semaines d’avancement on s’aperçoive que la trajectoire définie n’est pas tenable ou que les options méthodologiques ne sont pas adaptées pour atteindre les objectifs, et ce quel que soit le type de projet. Si ces changements n’ont pas d’impact sur le budget ou le planning, ces réajustements sont souvent simples. Dans le cas contraire, il est nécessaire de réagir très vite. Il faut alors prendre des décisions avec le comité de pilotage et les sponsors pour revoir le déroulement du projet.
Conduite de projet et communication
La clef du succès pour mener à bien un projet est la communication entre les membres de l’équipe projet. Les parties prenantes doivent disposer des informations clefs des autres ainsi que des plannings pour avancer. C’est le rôle du directeur de projet de faire en sorte que chacun dispose de ces informations dans les temps.
Véritable coordinateur de l’information, le manager de projet doit s’assurer au quotidien que la communication fonctionne. Il est en charge d’apporter les conditions pour mettre en place des fonctionnements transversaux et si besoin les éléments de conduite du changement en cours de projet. Pour cela il peut s’appuyer sur des outils de gestion de projet en ligne, et notamment sur l’appli web Yookkan.
Si on résume, pour mener à bien un projet, les points essentiels sont les suivants :
- Définir un objectif clair et précis
- Définir le budget
- Partager la deadline
- Disposer de l’ensemble des compétences nécessaires
- Planifier la succession des tâches à accomplir
- Formaliser l’ensemble de la méthodologie retenue
- Mettre en place une communication transverse
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Yookkan est un logiciel en ligne de gestion de projet pour maîtriser les bases de la gestion de projet, structurer,
organiser et planifier vos tâches.
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