Logiciel de gestion de projet partagé : décloisonnez vos services

Comment décloisonner les services d’une administration ou d’une entreprise ?

L’une des grandes difficultés des services d’une collectivité, administration, PME ou association est de parvenir à mettre en place des projets inter-services ou des projets transverses. La gestion de ces projets s’avère souvent très difficile à mettre en place entre les collaborateurs. La répartition des tâches est souvent incomprise ou insuffisamment claire pour les membres de l’équipe projet. Yookkan est un logiciel de gestion de projet partagé pensé pour faciliter le travail entre les équipes. Ces équipes peuvent venir de services différents et travailler ou non dans la même structure et potentiellement géographiquement éloignés.

Avec cette appli en ligne, l’ensemble des membres projet de l’équipe dispose d’un espace de travail en ligne. Le/la directeur/trice de projet peut créer un ou plusieurs projets et constituer les équipes qu’il souhaite.

Créez et partagez votre projet en ligne

Avec Yookkan, vous pouvez créer vos portefeuilles projet en ligne grâce à l’application web. Pour chaque projet en ligne vous pouvez choisir le découpage que vous préférez et :

  • décomposer en étapes et phases clefs
  • inviter une équipe
  • attribuer ou répartir des tâches et actions à chacun
  • échanger avec les membres de l’équipe
  • suivre l’avancement de chaque action
  • définir les échéances
  • construire un diagramme de gantt
  • partager des documents
  • identifier les risques
  • réaliser le suivi des dépenses
  • gérer plusieurs projets
  • suivre le staffing des ressources

Regroupez à un seul endroit l’ensemble des données du projet

Vous pouvez joindre autant de fichiers que vous le souhaitez. Grâce à ce logiciel de gestion de projet partagé, ces documents partagés sont rangés par action et sont accessibles aux membres de l’équipe disposant de l’autorisation. Vous pouvez centraliser l’ensemble des données clefs de votre projet, que ce soient les fichiers correspondants aux données d’entrée, les premiers livrables, ou des données complémentaires. Simplifiez-vous le management de projet : l’équipe travaille plus efficacement car dispose de l’ensemble des éléments clefs.

Gantt en ligne

Automatisez le pilotage du projet

Yookkan est un outil de planification complet et très intuitif pour le déroulement de vos projets. Créez votre espace de travail en ligne et découvrez notre solution complète. Plus besoin de faire le point quotidiennement avec les membres de l’équipe projet pour connaître l’avancement des travaux de chacun. Notre plateforme collaborative dispose de fonctionnalités clefs pour suivre l’avancement du projet et pour identifier les jalons clefs :

  • Gestion de portefeuille de projets
  • Planning du projet
  • Suivi des échéances
  • Macro-planning
  • Gantt en ligne
  • Dépendances
  • Gestionnaire de tâches
  • Tableau de suivi du statut des actions
  • Synthèse des risques
  • Synthèse des dépenses
  • Tableau de bord global
  • Gestion des ressources

Un plan d’actions facile à structurer et à piloter

Avec notre outil de gestion de projet partagé, vous pouvez structurer votre projet et définir les actions prioritaires. Véritable outil de planification des projets, notre solution permet de réaliser des plannings comme ms-project.

La gestion des tâches est simplifiée et le travail du chef de projet est allégé. Vous voulez assigner certaines tâches à un membre spécifique de l’équipe projet ? Indiquez-le, il recevra automatiquement une notification. Il pourra indiquer la faisabilité des projets à venir au regard de ses disponibilités.

Grâce aux outils de planification intégrés à Yookkan, comme Google agenda ou Outlook, vous définissez les dates clefs de chaque tâche ou jalon et pouvez les visualiser dans vos calendriers personnels. Chacun des membres de l’équipe projet dispose de l’information sur la plateforme en ligne et ce quel que soit sa localisation. Yookkan est un outil collaboratif pensé pour décloisonner les services !


Chefs de projet, échangez en temps réel avec les membres de l’équipe

Dès qu’un membre de l’équipe poste en ligne un nouveau livrable, un commentaire ou une modification de son plan d’actions, vous recevez une notification. Vous pouvez alors réagir directement en ligne. Plus besoin de mails, échangez en ligne. Vous pouvez mettre facilement en place une organisation en mode projet sans que l’ensemble de l’équipe soit dans les mêmes locaux. Le responsable du projet dispose de l’ensemble des informations en temps réel pour gérer le projet de façon plus dynamique.

Suivez l’avancement du projet et des échéances en direct

Vous avez accès à l’avancement des travaux de chacun. Les membres de l’équipe indiquent le statut de chaque action, vous disposez alors d’une vision transversale de l’avancement du projet. Si un membre de l’équipe souhaite modifier la date d’une tâche ou d’un jalon, l’ensemble de l’équipe reçoit une notification automatiquement. De plus le diagramme de gantt en ligne se met à jour automatiquement. Le pilotage du projet est par conséquent simplifié car les flux d’information sont plus courts.

Mettez en place un management visuel

Dynamisez le fonctionnement de votre équipe avec un management visuel. Grâce au diagramme de gantt en ligne vous bénéficiez d’une visualisation des listes de tâches de chacun et pouvez ajuster et hiérarchiser ensemble les actions à mettre en place pour éviter les blocages. Simplifiez les flux de travail et anticipez au mieux les risques. Vous visualisez l’avancement des tâches de chacun, pouvez anticiper les risques et par conséquent augmenter la productivité de l’équipe. Besoin d’une vision synthétique de l’avancement du projet : découvrez et partagez les tableaux de bord.

Diminuez vos temps de réunion avec le travail collaboratif

Grâce aux exports possibles, préparez vos réunions de présentation du projet en quelques clics.

Aussi, plus besoin de réaliser des réunions d’avancement toutes les semaines, vous avez à disposition l’ensemble des informations nécessaires pour collaborer et pour mener à bien le pilotage de votre projet.

Combinée avec un tableau Kanban, chacun voit ce qu’il lui reste à faire pour atteindre les objectifs définis.

Avec notre logiciel de gestion de projet partagé, chacun sait ce qu’il a à faire à quelle échéance ce qui évite les malentendus et permet de mieux se synchroniser.

Définir les rôles de chacun

Découvrez Yookkan avec sa version gratuite

Yookkan est un outil de gestion de projet en mode SaaS. Plus besoin de licence, il vous suffit de vous connecter à l’application en ligne et de créer votre compte. Ensuite vous avez accès à l’intégralité des fonctionnalités clefs, même dans l’offre gratuite. Construisez facilement vos plannings en ligne.