Formation gestion de projet en ligne avec Yookkan notre outil de gestion de projet

1.2 Quelle organisation pour atteindre l’objectif ?

Qui sera dans l’équipe projet ? Il s’agit de lister l’ensemble des parties prenantes du projet. Quand on parle des parties prenantes, il s’agit bien de l’ensemble des acteurs :

• Le/ les clients ou la maîtrise d’ouvrage
• Ceux qui vont produire/ la maîtrise d’oeuvre
• L’assistante à maîtrise d’ouvrage si elle existe/ le chef de projet/ le chef de mission
• Les partenaires
• Les sponsors
• Les contributeurs au projet : juristes, avocats, financiers, consultants, free-lances, sous-traitants, collectivités, associations, partenaires…

Une fois la liste des acteurs identifiés, vous entrez dans la phase de rédaction du plan de management de projet ou PMP. Ce PMP est le plan d’actions défini chantier par chantier et par conséquent acteur par acteur. Lorsque vous détaillez votre plan de management de projet vous allez dans un premier temps identifier la liste des chantiers à mettre en oeuvre et les attribuer aux membres de l’équipe projet. Grâce à Yookkan, vous pouvez le rédiger en ligne, Yookkan proposant une méthode simple, agile et automatisant ce PMP.

Ce PMP est essentiel pour planifier l’intervention de chacun mais également pour réaliser le suivi de projet.

Ensuite chaque responsable de chantier a en charge de subdiviser ces chantiers en actions avec les dates de début et de fin.

1.4 Rôle du chef de projet

Le chef de projet a pour rôle de coordonner et d’animer le travail entre l’ensemble des parties prenantes. Il réalise des points réguliers avec les responsables de lot/ thématique/chantier. Le chef de projet identifie les points bloquants pour les remonter au comité technique ou au comité de pilotage. Il est en charge de rythmer le projet, de recueillir l’ensemble des informations pour identifier les risques de blocage et s’assure également que l’avancement du projet est conforme au planning. Enfin, il met en place le tableau de bord et synthétise régulièrement les problématiques identifiées.

Le diagramme de gantt en ligne construit automatiquement par Yookkan est un outil pour le chef de projet. Il lui permet de gagner en productivité car l’information est accessible en temps réel : plus besoin de faire des points téléphoniques ou par mail avec les responsables de thématique pour savoir quel est leur niveau d’avancement car l’ensemble des informations est partagé sur plateforme Yookkan. Vous bénéficiez alors d’une vision transversale de l’avancement de l’ensemble des chantiers.

1.6 Le chef de projet, véritable manager d’équipe

Entre ces comités, le chef de projet aura pour rôle de rencontrer les différentes parties prenantes, notamment la maîtrise d’oeuvre et donc les responsables de lot pour réaliser des points réguliers : tous les 8-10 jours selon le besoin, la thématique et le niveau d’avancement. Ces points permettront d’alimenter la plate-forme de travail en ligne Yookkan, et ainsi de préparer les comités à venir.

3. Manager par les risques

Le management des risques, tout comme la définition de la gouvernance projet et la rédaction du cahier des charges, est une étape elle aussi souvent mise de côté, or elle est tout aussi stratégique et essentielle ! Elle permet de recenser avant même le commencement du projet les risques de blocage voire les risques d’échec du projet. Ces risques sont de plusieurs ordres :

• financier
• juridique
• technologique
• concurrentiel
• administratif
• …

Un risque bien identifié permet de revoir le planning ou plan d’action. Par exemple : à qui appartiennent les recettes que je souhaite publier sur mon appli, sont-elles libres de droit ? Idem pour l’organisation de mon festival, quels sont les coûts de droit d’auteur pour la diffusion des films ? Quelles autorisations dois-je avoir ? Ces coûts sont-ils compatibles avec le budget dont je dispose ? Et si mon invité clef ne vient pas au dernier moment ? N’y-a-t-il pas une application similaire en cours de développement à un stade mieux avancé ?

C’est pour cela que Yookkan a prévu un champ dans les cartes action afin que vous identifiiez et définissiez les risques inhérents à une action.

Ces questions doivent être posées avant de démarrer le projet afin de ne pas s’apercevoir une fois le projet réalisé à 30% ou plus que cela ne sert à rien d’aller plus loin.

4. L’animation du projet : le rôle clef du chef de projet

L’animation du projet est essentielle. Le chef de projet a pour rôle de maintenir le rythme d’un projet. C’est à lui d’anticiper les risques liés au manque de communication afin d’éviter les phrases qui vont énerver tout le monde et qui vont bloquer l’avancement du projet :

• « ah bah j’étais pas au courant que je pouvais avancer sur le projet »
• « je n’ai pas le temps d’avancer sur ce problème on m’a affecté à un autre projet plus urgent »
• «  je ne comprends pas où on va »
• «  ce n’est pas ce qu’on avait dit »
• «  ah bon je suis en charge de ce lot ? »
• «  je ne suis pas au courant de cette réunion »
• «  je n’ai pas eu l’information »…
• «  je n’ai pas été payé pour la phase 1, donc je n’avance pas… »
• «  personne ne m’a communiqué les données d’entrée.. »

Une myriade d’outils existent pour le chef de projet, et diverses méthodologies assez efficaces, mais une seule chose reste essentielle : le suivi rythmé de chaque thématique et par conséquent les échanges réguliers avec les parties prenantes. C’est également pour cette raison qu’il est essentiel de bien cartographier le projet : identifier les différentes thématiques, les sous-
diviser en action et définir les délais attendus pour chacune des actions. Ce travail en amont permet ensuite au chef de projet de suivre le projet, de le piloter et de préparer au mieux les réunions de pilotage.

5. Le pilotage projets : les 3 formes de réunion indispensables

Les premières réunions sont les réunions bilatérales avec le responsable de thématique. Ces réunions se font régulièrement et ont pour objectif de suivre l’avancement de la production de la thématique étudiée. Le chef de projet doit faire le point :

• Sur l’avancement
• Le planning : les échéances prévues sont-elles toujours d’actualité ?
• Y-at-il des points de blocage : par exemple manque d’une donnée d’entrée
• Les risques : y-a-t-il de nouveaux risques identifiés ? Les risques à dates sont-ils réglés ?

Avec Yookkan vous disposez de l’ensemble de ces informations sur les cartes action du responsable d’action de la thématique.

Ces points seront ensuite remontés en comité technique ou en comité de pilotage.

La préparation du comité technique : le comité technique se réunit pour proposer des solutions techniques ou pour opter identifier les différents scénarios techniques à proposer au comité de pilotage. Le comité technique est suivi d’un comité de pilotage. Cette instance a pour rôle de valider les choix du comité technique et de prendre les décisions quant aux points de blocage et aux risques remontés par le chef de projet.

La préparation du comité de pilotage :

Le support clef pour préparer le comité de pilotage est un plan de management de projet. Il s’agit d’un document synthétisant pour chaque thématique :

• Le taux d’avancement
• Les points de blocage (s’ils existent les solutions envisagées) nécessitant une prise de position
• Les risques à date
• Les prochaines étapes
• S’il y a lieu : les premiers livrables

Le chef de projet aura pour rôle de synthétiser les échanges et de tracer les prises de décision du comité de pilotage. Ce compte-rendu est engageant et est communiqué à l’ensemble des parties prenantes.