Coordonner des prestataires, n’est pas chose facile. Que vous soyez dans les mêmes locaux ou à distance, travailler ensemble n’est pas chose évidente. Ces difficultés apparaissent que l’on travaille avec des sous-traitants ou en co-traitance. Les deux axes pour la meilleure coordination possible : engagements contractualisés et communication entre toutes les parties prenantes. Pour cela l’utilisation d’un logiciel de planification de projet s’avère de plus en plus indispensable.
Les défis à relever pour se coordonner avec ou entre prestataires
Engagements et rôles de chacun
Les principales difficultés de gestion de projet avec des prestataires est de bien identifier quels sont les engagements et rôles de chacun.
Le chef de projet ne dispose souvent d’aucun lien hiérarchique sur les prestataires ou les co-traitants. Il a généralement le rôle de coordinateur en ayant en plus la pression de sa propre hiérarchie.
Son rôle et ses attributions doivent par conséquent être parfaitement définis tant par sa hiérarchie qu’au regard de l’ensemble des intervenants dans le projet. Il ne s’agit pas de la place la plus confortable car, par définition, il devra manager l’ensemble des problèmes qui se présenteront lors du projet.
Le contrat, la référence pour le manager
Les rôles et engagements des prestataires est défini dans les contrats respectifs signés par chacune des entreprises. Ces contrats doivent être parfaitement détaillés afin de définir les points suivants :
- quel est le livrable final du prestataire
- la date de livraison
- les conditions de réalisation ( les besoins du prestataires pour réaliser sa mission)
- le mode opératoire retenu
- le nombre de jours de travail estimés
- la période de travail
- les étapes clefs
- les responsabilités
- les réunions de coordination prévues
Comment coordonner au mieux une équipe externalisée ?
Une fois les contrats bien définis et validés, il est indispensable de construire un planning de Gantt partagé. Il s’agit du planning partagé par l’ensemble des membres de l’équipe travaillant sur le projet. Ce macro-planning permettra de bien identifier l’enchaînement des tâches des différents prestataires. Il a une double vocation : il permet d’identifier l’ordre d’intervention de chacun, et surtout d’anticiper les éventuels blocages. Un logiciel de planification de projet comme Yookkan, peut vous aider à construire et partager ce type de planning.
Chaque prestataire liste les actions qu’il va réaliser et estime les dates de début et de fin de chacune. A cette occasion, avec notre appli Yookkan, il peut également mentionner les risques qu’il identifie.
Quel que soit la méthode de travail et les outils de gestion de projet que vous adoptez, il est indispensable que chaque prestataire ainsi que le commanditaire, disposent des informations relatives au projet en temps réel. La clef de l’avancement du projet est la communication.
Comment manager une équipe externalisée
Il n’est jamais évident de manager une équipe externalisée : pourquoi ? Car vos interlocuteurs ont des schémas de pensée et des réflexes qui ne sont pas ceux que vous pratiquez au quotidien. Comment faire face à ces risques ? Le point essentiel est de réduire au minimum les « interprétations possibles ». Chaque engagement, chaque décision doit être clair et compris de tous.
Pour s’assurer que chacun comprend bien comment les autres vont avancer, il est essentiel de réaliser des réunions de coordination régulièrement. Même pour un petit projet qui semble sur les rails, ces étapes sont indispensables.