Télétravail et gestion de projet : la solution Yookkan
Par Valérie
Le télétravail aujourd’hui
Pratique restée marginale pendant des années, le télétravail est aujourd’hui devenu, un moyen pour l’entreprise de continuer d’exister. En effet, les différents confinements qu’a connu le monde du travail ces deux dernières années a amené les entreprises à s’adapter.
Le télétravail a clairement bouleversé les organisations professionnelles et il n’est plus rare d’entendre des collaborateurs revendiquer leur volonté de mixer présence en entreprise et travail à la maison.
Mais réussir le télétravail n’est pas une chose aisée, surtout lorsqu’on travaille sur un même projet en équipe. Dans ce cas, il est important de respecter certaines règles essentielles afin de conserver une vision globale et ne pas entraver la réussite du projet.
Voici comment Yookkan permet de rester efficace.
La gestion de projet
Comme nous l’avons vu dans un autre article, gérer un projet peut se définir comme étant l’ensemble des moyens humains et matériels mis en place pour atteindre un objectif dans un temps défini.
Chaque projet présente donc des caractéristiques intrinsèques :
Un objectif clair
Un planning identifié
Des ressources humaines et matérielles
Un budget dédié
Ces éléments sont la pierre angulaire d’un bon projet et doivent impérativement être étudiés avant de se lancer, au risque de porter atteinte à sa réussite.
Télétravail
Les clés pour gérer un projet en équipe et à distance
Réussir à mener à bien un projet en équipe et à distance demande de mettre en place des règles que chaque collaborateur s’engage à respecter.
Le principe de subsidiarité
Une des clés pour mener à bien un projet à plusieurs est de s’assurer du respect du périmètre de compétences personnelles de chacun. Cela passe par une confiance sans faille entre les collaborateurs.
Il est en outre fondamental de respecter l’autonomie de chaque membre d’un groupe de projet.
Yookkan permet à chacun, à travers la création et l’administration de tâches distinctes, d’avancer à son rythme sur le projet, tout en donnant la possibilité aux autres d’avoir un regard à n’importe quelle étape sur l’avancée du travail fourni.
Une bonne communication : pierre angulaire du télétravail
Travailler à la maison signifie que les réunions physiques ne font plus partie du quotidien et dans une gestion de projet collaborative, cela peut être problématique. La perte ou la rétention d’information peut tout simplement nuire au travail d’équipe.
Il est important au-delà des sacro-saintes visioconférence, d’assurer une bonne communication au sein même de l’équipe de projet.
En utilisant Yookkan, chaque membre peut venir y renseigner les éléments utiles à la bonne réalisation du projet.
Le respect du planning
Nous le disions plus haut, fixer un début et une fin est crucial pour réussir un projet. Cela permet de structurer dans le temps les différentes étapes à accomplir pour le mener à bien.
Pour cela, plusieurs étapes doivent être réalisées en amont :
- Identifier toutes les étapes du projet
- Les hiérarchiser par priorité et par temps de travail à prévoir
- En délimiter le temps de travail à prévoir et leurs échéances
- Construire le planning
Une fois le planning construit, il suffit de le suivre au fil de l’eau afin de garder un œil sur l’avancement des tâches et de respecter les deadlines.
Yookkan est l’outil qui permet à chaque membre de gérer de la meilleure des façons le temps alloué à chaque du projet en lui donnant une vision globale. Avec la vision kanban, il est désormais
Respect du budget
Le budget est, nous l’avons vu, un élément caractéristique du concept de projet. Sans budget, il ne peut y avoir de projet. Il est important, en travaillant à distance de surcroit, de pouvoir avoir un œil dessus et ce à n’importe quel moment d’avancement du projet.
Comme pour le planning, le budget se gère en plusieurs étapes :
- Déterminer le budget nécessaire à la bonne réalisation du projet
- Répartir le budget de manière cohérente entre les collègues
- Suivre le budget comme le lait sur le feu
Yookkan est l’outil qui permet de conserver un œil sur le budget identifié pour le projet. Chaque membre du projet pourra, selon l’avancement de sa mission, mettre à jour le montant du budget utilisé et restant. Cela est primordial pour avoir une vision budgétaire du budget et d’éviter de se retrouver à court de moyens financiers avant d’avoir terminé/livré le projet.
Garder le contact
Enfin, pour un télétravail organisé et efficace et afin de faire face à l’isolement, il est indispensable de conserver le contact avec ses collègues de bureau, managers en partageant le plus possible, et même en dehors des travaux communs.
Source :
- « 10 clés pour préparer mon entreprise au travail à distance » – Caroline DEL TORCHIO & Thibaud BRIERE – Editions EYROLLES
- « La gestion de projet pour les Nuls » – Stanley E. Portny, Sandrine Sage.