Pourquoi opter pour un logiciel PPM ?

Qu’est-ce qu’un logiciel PPM ?

Un outil PPM est un logiciel de gestion de projets, PPM signifiant project portfolio management. Un logiciel de gestion de portefeuille projets a pour objectif de vous aider à piloter plusieurs projets en parallèle en agglomérant l’ensemble des informations des différents projets à travers notamment des tableaux de bord.

Ces logiciels offrent différentes fonctionnalités clefs indispensables pour avoir une vue « multi-projets » de votre organisation :

outil télétravail Yookkan
  • gestion des plannings
  • pilotage budgétaire
  • gestion des ressources humaines et notamment de la charge de travail
  • affectation des tâches et missions
  • gestion des risques
  • gestion des temps alloués et passés
  • tableaux de bord de suivi de l’activité par projet
  • tableau de bord multi-projets

Comment choisir son logiciel PPM ?

Très peu de solutions proposent un fonctionnement avec une vue d’ensemble d’un projet et du portefeuille de projets (PPM).

Si vous avez sélectionné plusieurs logiciels proposant des fonctionnalités mentionnées ci-dessus, l’essentiel pour bien choisir votre outil PPM réside dans l’ergonomie de ce dernier. Plus vous serez nombreux à travailler sur les différents projets, plus il vous sera indispensable d’opter pour une solution très simple d’utilisation et validée par les chefs de projet.

Ne vous perdez pas dans les besoins différents selon les équipes, il est essentiel d’utiliser une solution de PPM simple, robuste et paramétrable.

La méthodologie la plus simple pour choisir votre solution de PPM est de rédiger un cahier des charges avec les équipes projet. Ce cahier des charges peut lister l’ensemble des fonctionnalités attendues. L’exercice suivant est d’identifier les fonctions et modules indispensables et partagées par tous, des autres fonctionnalités dites secondaires.

Une fois ce listing des besoins réalisé, il reste à sélectionner 3 ou 4 logiciels saas ou on premise répondant à vos critères et de les tester.

fiche action

Pour choisir un bon logiciel de gestion de projet, il est essentiel dans un premier temps d’identifier les fonctionnalités clefs et les attentes des futurs utilisateurs de la solution.

Une fois ces attentes listées, vient la phase de la hiérarchisations des fonctionnalités les plus importantes.

N’oubliez pas une chose essentielle : plus votre équipe sera grande, plus il sera important de se concentrer sur quelques fonctionnalités clefs. En effet, les temps d’appropriation seront différents d’une personne à l’autre et certaines fonctionnalités seront plus simples que d’autres. Dans tous les cas, il est indispensable de réfléchir à la montée en compétence de vos collaborateurs et par conséquent à l’ergonomie et à la facilité de prise en main de la solution.

Outil de gestion de projets et vue multi-projets

La vue multi-projets ou portfolio est la fonctionnalité la plus importante pour gérer et piloter au mieux vos projets. Elle est l’une des plus utilisée et permet de disposer de l’ensemble des informations clefs des différents projets :

  • dates clefs
  • répartition des tâches
  • plannings
  • budget global du programme
  • planification du temps des équipes
  • tableau de gestion des temps projet
  • tableau de bord multi-projets
Logiciel gestion de projets Yookkan

Cette visualisation doit être partagée par les chefs de projets, PMO, responsable de programme ou le coordinateur global des projets en charge de la planification (directeur, manager).

Lors du choix de votre solution de gestion de projets, assurez-vous que les principales parties prenantes comprennent le fonctionnement de la solution ppm principalement sur la vue portefeuille.

PPM, planification et pilotage budgétaire

L’un des avantages principaux des logiciels de gestion de portefeuille de projet est leur capacité à faciliter le pilotage budgétaire de chacun des projets du programme.

Ces outils projet permettent de gérer le budget de plusieurs projets en parallèle et de bénéficier de la vue d’ensemble du programme.

Ces possibilités permettent d’augmenter la productivité des équipes car les informations budgétaires sont directement renseignées dans la plateforme.

Si nous synthétisons ce point, les plateformes collaboratives de gestion de projets évitent la chasse aux informations grâce à des workflows prédéfinis, et permettent une remontée instantanée des informations budgétaires.

PPM, planification et gestion des ressources RH

Gérer un portefeuille de projets nécessite de coordonner les ressources à disposition. L’essentiel est de bien anticipier les sous et surcharges de travail. Les outils de PPM permettent désormais de piloter cette charge de travail. Chaque ressource peut estimer la charge de travail par projet mais également suivre les temps passés projet par projet.

Cette fonctionnalité offre la possibilité de gérer simplement la planification et le staffing des équipes.

Solution de gestion de projets et échanges collaboratifs

Une autre fonctionnalité indispensable pour piloter facilement des projets en évitant les allers-retours de mails, est le tchat dédié aux projets. Ces tchats sont nécessaires projet par projet afin de faciliter les échanges entre les collaborateurs et pour éviter des blocages.

La performance de la gestion d’un projet est fortement liée à la capacité de communication et de réaction des équipes. Les plateformes collaboratives intègrent de plus en plus ces fonctions. permettent de disposer de l’ensemble des informations liées au projet ainsi et de recevoir les notifications liées aux modifications clefs apportées. Chaque collaborateur de l’équipe projet dispose ainsi de l’ensemble des informations clefs pour une avancée de projet optimale.

Piloter des projets et attribuer des tâches

Piloter plusieurs projets en même temps nécessite de bien définir le « qui-fait-quoi » d’où la nécessité de recourir à un logiciel PPM. L’objectif est de bien identifier et de gérer l’activité de chacun. Pour ce faire les logiciels PPM intègrent généralement un gestionnaire de tâches. Il s’agit de la clef de voûte pour votre organisation. Avec le gestionnaire de tâches vous pouvez attribuer un ou des actions à un ou plusieurs collaborateurs de votre équipe projet. Cette répartition en amont du projet vous permet d’identifier les besoins en compétence. Aussi, le gestionnaire de tâches permet également d’avoir une première vue de la charge de travail à venir de chacun.

Optez pour une plateforme de gestion de projets collaborative et complète

Quel que soit le type de projets que vous avez à piloter, le logiciel français de gestion de portefeuilles projets Yookkan s’adapte à vos besoins. Plateforme collaborative épurée, Yookkan est l’un des meilleurs logiciels pour piloter et gérer plusieurs projets en parallèle. Il nécessite très peu de temps de formation pour piloter rapidement vos projets grâce à des fonctionnalités complémentaires. Pour vous faire un avis précis, testez la version gratuite en ligne avec vos projets en cours : elle inclut l’ensemble des fonctionnalités.

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