Vous étiez combien, 1 millions ? 2 500 000 ? 5 000 000 ? à nous demander le macro planning multi-projets sous forme de diagramme de Gantt ?
Bon pas exactement, pour rappelle on est une PME française, nous existons depuis bientôt 1 an, on ne va pas de raconter des craques, vous étiez un tout petit peu moins nombreux. Et puis on n’a pas compté, tout ce qu’on peut vous dire c’est que vous étiez très nombreux !!!! Alors nous espérons que vous serez aussi nombreux à aimer cette nouveauté : le macro planning !
1. Petit rappel : la construction d’un planning pour planifier un projet
Pour rappel, jusqu’à présent, avec Yookkan, vous pouvez réaliser des plannings par projet. La procédure est simple et de respecter ces étapes :
1. Vous créez un projet
2. Vous le structurez en listes d’actions et en tâches dans votre tableau projet
3. Pour chaque action vous définissez une date de début et une date de fin.
4. Pour aller plus loin, vous pouvez créer des sous-périodes avec les checklists de tâches, des jalons avec une date précise et des livrables également avec une date précise.
5. Vous cliquez sur » planning » pour visualiser votre Gantt. Vous pouvez voir l’ensemble des plannings dans le macro planning.
Si vous avez besoin d’un petit rappel plus précis sur comment utiliser cette fonctionnalité, voici le tuto en ligne » comment créer un planning avec Yookkan ».
2. Découvrez la création automatique de macro-planning pour l’ensemble de vos projets
Désormais, avec Yookkan, vous pouvez créer un macro planning réunissant l’ensemble des informations de vos différents projets.
Comment construire ce macro-planning ? Cliquez sur dashboard, puis sur macro-planning, et voilà, Yookkan génère automatiquement votre macro- gantt adapté à vos besoins. Vous pouvez désormais mieux visualiser votre plan d’actions.
Avec cette nouvelle fonctionnalités de nombreuses nouvelles possibilités s’offrent à vous pour votre planification.
1. vous disposez de la visibilité globale de vos projets
2. vous pouvez filtrer par personne et voir qui est occupé sur quels projets
3. vous pouvez créer des plannings pour suivre la disponibilité d’équipements, de salles, de matériel…
4. visualisez l’ensemble des tâches de tous les projets dans le macro planning
5. réalisez les modifications de vos planifications de projet directement dans le gantt
6. le tout reste bien sûr synchronisable sur tous les calendriers en ligne ( outlook, apple, google).
3. Sélectionnez les projets à ajouter dans votre macro-planning
Les équipes du logiciel Yookkan essaient en permanence de proposer des innovations parfaitement adaptables aux différents types d’entreprises, d’organisations, quel que soit leur secteur d’activité.
La création automatique de macro-planning est essentielle pour les chefs de projet de toutes entreprises et collectivités. C’est pourquoi nous proposons la possibilité de sélectionner et d’ajouter les projets à faire apparaître dans votre planning. Par exemple, vous pouvez sélectionner juste 2 ou 3 projets clefs du mois actuel pour visualiser l’ensemble des tâches de chacun.
Vous pouvez créer des plannings multi-projets adaptés à vos réunions ou à vos enjeux et visualiser rapidement les délais et les principales phases de chacun. Choisissez les projets à faire apparaître dans votre gantt multi-projets, il se crée automatiquement. Vous pouvez choisir des types de projet ou par exemple un groupe de projets.
Les filtres sont également appliqués à ce macro planning. Cette fonctionnalité permet de trier les actions par niveau d’urgence et par utilisateur. Avec le filtre créer des plannings visuels par niveau d’urgence, par responsable, par stickers/ tag.
4. Parlons collaboration et automatisation
Les créateurs de Yookkan ont pour ambition de vous faciliter le travail et de mieux vous organiser. L’objectif est de simplifier des process de gestion, qui, jusqu’à présent pouvaient s’avérer très lourds.
Le développement et l’utilisation des outils collaboratifs ouvrent une nouvelle ère dans le management et le pilotage de projet. Il permet de simplifier les processus et surtout, de rendre la gestion de projet accessible à tous !
Le partage d’informations en direct et de réaliser des mises à jour instantanées .
Avec la possibilité de collaborer en ligne et le partage d’informations en direct, les solutions SaaS simplifient la création et le partage des plannings. Planifier les missions des équipes facile est désormais très simple et intuitif;
Ainsi si vous souhaitez modifier la planification des actions et tâches de votre équipe directement sur le macro-planning de Gantt avec le « glissé-déposé ». Ces informations se mettront automatiquement à jour dans les différents projets affectés par ces modifications.
Nous serions curieux de savoir combien de temps ce nouveau Gantt va vous faire gagner ! Le quotidien des chefs de projet est simplifié, et les membres de l’équipe visualisent en direct la durée de toutes les étapes du projet.
En tout cas chez Yookkan, nous testons cette fonctionnalité depuis plusieurs semaines et elle est devenue indispensable.
Vous pouvez vous en servir pour vos présentations, pour vos réunions, pour votre reporting.
5. Démocratisons la gestion de projets : un Gantt en 2 clics !
Les logiciels de gestion de projet ont leurs avantages et leurs inconvénients. Le principal inconvénient identifié est la complexité de leur prise en main, notamment pour réaliser un diagramme de Gantt. Ces outils offrent des possibilités très utiles, encore faut-il réussir à en comprendre leur prise en main.
Souvent il est indispensable d’avoir eu une formation sur ces outils très puissants pour en maîtriser les bases.
Nous avons essayé avec notre outil Yookkan de simplifier cette prise en main au maximum pour vous proposer la solution la plus facile du marché. Nous réalisons une solution qui vous permet à la fois de disposer de fonctionnalités puissantes et efficaces, tout en proposant une méthode facilement accessible. Notre ambition est de vous permettre d’afficher vos plannings et plannings multi-projets avec le minimum d’étapes.
6. Synchronisation des données : la simplification de la vie des chefs de projet
Suivez la liste de vos actions sur vos agendas avec la synchronisation Ical, outlook et google agenda. Pour rappel, vous pouvez choisir quel projet synchroniser avec la synchronisation automatique. Si vous préférez synchroniser que certaines tâches, vous pouvez sélectionner que certaines d’entre elles. Pour réaliser cette synchronisation, rendez vous sur votre icône puis dans paramètres et cliquez sur l’onglet « Synchronisation Agenda ».
7. C’est visuel, c’est simple, c’est efficace et … c’est exportable
Parmi les demandes de nos clients concernant le planning de projet, nous avons régulièrement la fameuse question : le macro-planning sera-t-il exportable sous excel ?
La réponse de notre équipe de développement est : « NON ! Il est trop beau ce planning, on a mis des centaines d’heures à le construire, à le déconstruire et à l’améliorer, c’est pas pour que les gens aient des plannings excel « !
Mais notre réponse est bien sûr OUI ! Vous en avez besoin, par conséquent on vous écoute et que leur utilisation est importante.
Néanmoins, pour que l’équipe de développement garde le moral, vous, chefs de projet, pouvez nous dire que cette fonctionnalité est trop bien ? Si oui, rendez-vous ici .
Vous disposez d’un essai gratuit sur notre application pour découvrir cette nouvelle fonctionnalité avec vos différents projets.
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Yookkan est un logiciel en ligne de gestion de projet pour maîtriser les bases de la gestion de projet, structurer,
organiser et planifier vos tâches.
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