Une équipe de fonctionnaires territoriaux collaborant dans une salle de réunion moderne autour d'un écran affichant le logiciel projet collaboratif Yookkan avec son diagramme de Gantt

Pour les administrations publiques, le choix d’un logiciel projet ne se résume pas à comparer des fonctionnalités techniques. C’est un arbitrage complexe qui doit concilier performance collaborative, souveraineté des données (RGPD) et, surtout, stricte conformité avec les règles de la comptabilité publique.

Alors que la majorité des outils du marché, souvent d’origine américaine, exigent un paiement immédiat par carte bancaire, les collectivités territoriales, mairies, départements et établissements publics ont une obligation légale : régler leurs dépenses par mandat administratif via la plateforme Chorus Pro.

C’est précisément sur ce terrain que Yookkan, solution française de gestion de portefeuille de projets, s’impose comme la référence incontournable. Non seulement Yookkan accepte nativement le mandat administratif, mais l’outil est également référencé sur les catalogues de l’UGAP (Union des Groupements d’Achats Publics) et de La CANUT (Centrale d’Achat du Numérique et des Télécoms).

Découvrez à travers trois études de cas concrètes comment différentes structures publiques ont modernisé leur pilotage grâce à Yookkan.

Table des Matières

Le défi de l’acquisition d’un logiciel projet dans le secteur public

Qu’il s’agisse de piloter un Plan de Mandat municipal, de coordonner la transition écologique d’une métropole ou de gérer le déploiement informatique d’un département, les agents publics ont besoin d’un outil visuel, simple et structurant.

Pourtant, l’achat de licences SaaS se heurte systématiquement à des barrières administratives :

  1. L’impossibilité de payer par carte bancaire pour des abonnements récurrents à l’échelle d’une organisation.
  2. La lourdeur des procédures d’appels d’offres pour des montants parfois modestes, mais réglementés.
  3. L’exigence de souveraineté pour protéger les données des citoyens et des agents.

Yookkan résout l’ensemble de ces problématiques en s’adaptant parfaitement aux processus d’achat public français.

Étude de Cas n°1 : La Mairie de Gagny simplifie son quotidien grâce au mandat administratif

Le contexte

La ville de Gagny souhaitait centraliser le suivi de son plan de mandat pluriannuel. Les projets impliquaient une dizaine de directions différentes (services techniques, urbanisme, communication, ressources humaines), nécessitant un outil collaboratif transversal et accessible à des profils non-experts en méthodologie de projet.

Le problème

Après avoir testé plusieurs outils de gestion de tâches internationaux, la direction des systèmes d’information (DSI) s’est heurtée au refus catégorique du trésorier public : impossible de souscrire à un abonnement logiciel sans passer par une facturation sur Chorus Pro et un règlement par mandat administratif.

La solution Yookkan

Yookkan a été retenu pour sa capacité à gérer l’intégralité de la chaîne de facturation publique. La mairie a pu émettre un bon de commande administratif classique. Yookkan a ensuite déposé la facture correspondante directement sur la plateforme Chorus Pro, en y associant le numéro d’engagement juridique de la commune.

« Le paiement par mandat administratif a été le sésame. Yookkan a compris les spécificités de la comptabilité publique là où les géants du SaaS nous imposaient un paiement par carte bancaire hors cadre. »
— Responsable DSI de la Mairie

Les résultats

  • Conformité totale : Zéro friction avec la trésorerie municipale.
  • Adoption rapide : Grâce à l’interface intuitive combinant tableaux Kanban et diagrammes de Gantt, les services ont immédiatement structuré leurs plans d’action.
  • Centralisation : Les réunions de direction s’appuient désormais sur les tableaux de bord automatisés de Yookkan, évitant la dispersion des données dans d’innombrables fichiers Excel.

Étude de Cas n°2 : Un Conseil Départemental accélère ses déploiements via le catalogue UGAP

Le contexte

Un Conseil Départemental de premier plan devait coordonner d’importants chantiers d’aménagement numérique du territoire et d’aide à l’enfance. Pour ce faire, plus de 300 agents répartis sur plusieurs sites géographiques devaient collaborer en temps réel sur un même logiciel projet.

Le problème

La passation d’un marché public classique (appel d’offres) pour l’acquisition de ce type de logiciel aurait pris entre 6 et 9 mois, retardant d’autant le lancement des politiques publiques prioritaires.

La solution Yookkan

Pour contourner cette lourdeur administrative tout en restant en parfaite conformité avec le Code de la commande publique, le Département a choisi de commander ses licences Yookkan directement via le catalogue de l’UGAP (Union des Groupements d’Achats Publics).

📊 6 mois préservés grâce à l’achat direct – Temps de procédure économisé

En tant que centrale d’achat public nationale, l’UGAP dispense les acheteurs publics de toute procédure de publicité et de mise en concurrence préalable. Le Département a ainsi pu commander ses licences en quelques clics.

Les résultats

  • Déploiement immédiat : Les licences ont été activées en moins de 48 heures après la commande sur le portail de l’UGAP.
  • Sécurité juridique : L’achat étant déjà validé et sécurisé par l’UGAP, la direction juridique du Département a validé le dossier sans réserve.
  • Maîtrise budgétaire : Le Département a bénéficié des tarifs pré-négociés par la centrale d’achat.

Étude de Cas n°3 : Une intercommunalité sécurise ses achats de logiciels grâce à La CANUT

Le contexte

Une Communauté d’Agglomération (EPCI) regroupant 15 communes gérait la refonte complète de ses réseaux de transport et de collecte des déchets. L’intercommunalité cherchait un logiciel projet souverain, capable de structurer la collaboration entre les agents de l’EPCI et les prestataires externes.

Le problème

L’EPCI souhaitait s’appuyer sur une structure d’achat spécialisée dans le numérique pour garantir la sécurité technique et juridique de sa transition digitale, tout en bénéficiant de tarifs mutualisés.

La solution Yookkan

L’EPCI a fait appel à La CANUT (Centrale d’Achat du Numérique et des Télécoms), une centrale d’achat publique spécifiquement conçue par et pour les collectivités territoriales. Yookkan y étant officiellement référencé, l’acquisition s’est faite de manière simplifiée via un accord-cadre clé en main.

« Passer par La CANUT nous a permis d’obtenir un cadre contractuel hautement sécurisé pour Yookkan, parfaitement adapté aux exigences de souveraineté des données de notre territoire. »
— Directeur de la Transition Numérique de l’EPCI

Les résultats

  • Souveraineté garantie : Hébergé en France et conforme au RGPD, Yookkan répond aux critères exigeants de La CANUT en matière de sécurité numérique.
  • Collaboration multi-acteurs : L’EPCI a pu ouvrir des accès sécurisés à ses partenaires externes (bureaux d’études, entreprises de travaux publics) pour suivre l’avancement des chantiers directement sur les plannings partagés de Yookkan.
  • Économies d’échelle : Grâce à l’accord-cadre de La CANUT, l’intercommunalité a réalisé des économies substantielles sur le coût unitaire des licences.

Comparatif : Comment acquérir le logiciel projet Yookkan pour votre structure ?

Pour s’adapter à la diversité des acheteurs publics, Yookkan propose trois canaux d’acquisition complémentaires, tous éligibles au paiement par mandat administratif :

Canal d’achat Cible privilégiée Mode de règlement Avantage principal
Achat Direct Yookkan Mairies, Écoles, Établissements Publics locaux Mandat Administratif (Chorus Pro) Flexibilité, devis sur-mesure rapide, relation directe avec l’éditeur
Catalogue UGAP Départements, Régions, Ministères, Grands Établissements Mandat Administratif via l’UGAP Dispense totale de procédure de mise en concurrence
La CANUT EPCI, Métropoles, Adhérents CANUT Mandat Administratif via la centrale Accord-cadre IT sécurisé, tarifs préférentiels mutualisés

Questions Fréquentes (FAQ)

Comment payer Yookkan par mandat administratif ?

Pour régler votre abonnement Yookkan par mandat administratif, il vous suffit de nous transmettre votre bon de commande signé. Dès sa réception, nous activons vos accès et déposons la facture correspondante sur la plateforme Chorus Pro avec votre numéro de SIRET et votre numéro d’engagement. Votre trésorerie procède ensuite au virement sous 30 jours.

Quels sont les avantages d’acheter Yookkan via l’UGAP ?

Passer par l’UGAP vous permet de simplifier drastiquement votre processus d’achat. En commandant sur le portail de l’UGAP, vous êtes dispensé de rédiger un cahier des charges et de lancer une consultation publique. L’achat est immédiatement conforme au Code de la commande publique, ce qui représente un gain de temps précieux pour vos équipes administratives et techniques.

Pourquoi le référencement sur La CANUT est-il un gage de sécurité ?

La CANUT est une centrale d’achat spécialisée dans les technologies de l’information pour le secteur public. Le référencement de Yookkan sur La CANUT garantit que notre logiciel projet a été rigoureusement audité sur les plans juridique, financier et technique (notamment concernant la sécurité des données et la conformité RGPD).

Yookkan est-il adapté aux agents non-initiés à la gestion de projet ?

Oui, c’est l’une des grandes forces de Yookkan. Contrairement à des outils très complexes, Yookkan propose une interface épurée et intuitive. Les agents publics peuvent basculer en un clic d’une vue Kanban (gestion de tâches simple) à un diagramme de Gantt (planification temporelle) ou à des tableaux de bord synthétiques, facilitant une adoption rapide par tous les services.

Chiffres Clés

📊 92% d’utilisateurs actifs dès le premier mois – Taux d’adoption par les agents

📊 4 heures économisées par semaine et par agent – Gain de temps de coordination

📊 100% des factures traitées sans rejet – Conformité Chorus Pro

Conclusion

La modernisation de la gestion de projet dans le secteur public ne doit plus être freinée par des contraintes de facturation. En faisant le choix de Yookkan, les collectivités territoriales et les établissements publics s’équipent d’un logiciel projet souverain, collaboratif et performant, tout en respectant scrupuleusement les règles de la comptabilité publique.

Que vous préfériez contractualiser en direct par mandat administratif via Chorus Pro, commander en quelques clics sur le catalogue de l’UGAP, ou bénéficier de l’accord-cadre sécurisé de La CANUT, Yookkan s’adapte à vos processus pour garantir la réussite de vos projets de territoire.

Prêt à simplifier le pilotage de vos politiques publiques ? Contactez dès aujourd’hui nos équipes pour obtenir un devis personnalisé ou une démonstration gratuite de Yookkan.