Les meilleurs indicateurs pour suivre la surcharge des équipes avec Yookkan

Dans le domaine de la gestion de projet, de nombreuses structures ont pour vocation de maximiser l’efficacité des équipes afin de garantir de meilleures performances globales. Cette recherche de productivité conduit parfois les équipes à être surchargées par de nombreuses tâches qui sont en lien avec d’autres collaborateurs. On retrouve alors des membres ou des groupes qui sont surchargés par de grosses quantités de travail. Pour éviter le surmenage, Yookkan vous propose 3 indicateurs à suivre pour favoriser la bonne répartition du travail.

Des tâches avec des redevances attribuées aux membres d’une équipes

Dans le cadre d’un projet en équipe, il est primordial de définir les rôles de chacun afin que des missions soient définies en amont. Bien que des modifications au projet puissent arriver, il est important que chaque collaborateur soit au clair avec ce qu’il doit faire, avec quelles ressources mais aussi à quelle étape du projet. Dans certains cas, l’intervention de certaines personnes est nécessaire avant de pouvoir commencer un nouveau jalon. Associé à un bon système de notifications, il est donc possible de savoir quand chaque personne peut intervenir mais aussi de connaître l’état d’avancement de son travail pour anticiper les tâches à venir. 

Un système de redevances claires permet aussi de mieux cibler les demandes lorsqu’un retour est nécessaire. Ce champ d’intervention est ainsi un vecteur clé du succès du projet. Il s’agit alors de le mettre en place dès le début du projet et qu’il soit clairement indiqué pour que chacun puisse s’y retrouver !

La culture du feedback pour améliorer les performances et éviter les erreurs

Dans le cadre d’un projet en équipe, il est primordial de définir les rôles de chacun afin que des missions soient définies en amont. Bien que des modifications au projet puissent arriver, il est important que chaque collaborateur soit au clair avec ce qu’il doit faire, avec quelles ressources mais aussi à quelle étape du projet. Dans certains cas, l’intervention de certaines personnes est nécessaire avant de pouvoir commencer un nouveau jalon. Associé à un bon système de notifications, il est donc possible de savoir quand chaque personne peut intervenir mais aussi de connaître l’état d’avancement de son travail pour anticiper les tâches à venir. 

Un système de redevances claires permet aussi de mieux cibler les demandes lorsqu’un retour est nécessaire. Ce champ d’intervention est ainsi un vecteur clé du succès du projet. Il s’agit alors de le mettre en place dès le début du projet et qu’il soit clairement indiqué pour que chacun puisse s’y retrouver !

L’état d’avancement global d’un projet et de ses différentes étapes

D’une manière générale, avoir un œil sur l’avancée d’un projet permet à une équipe de juger de la quantité de travail restant à réaliser. Yookkan propose de suivre des indicateurs concrets qui permettent de réellement constater de de la progression des membres concernées. 

  • Les jauges d’avancées pour chaque tâche et sous-tâches de la mission modifiables en temps réel
  • La répartition Kanban qui permet de définir des critères d’avancée et de pouvoir informer les autres membres. Découvrez notre article sur l’intérêt de l’outil Kanban ici
  • Les jâlons pour permettre de comprendre les dates théoriques de fin des étapes ou des projets.

Mesurer la quantité de projets différents sur une même plateforme 

Le surmenage global est un point d’attention à observer dans le cadre de réalisation de plusieurs missions en simultané. En effet, bien que sur certaines tâches, certains collaborateurs puissent être allégés, il faut garder une vision globale des autres projets en cours. Yookkan permet de prendre en considération l’ensemble du périmètre d’intervention des collaborateurs dans le cadre de la gestion d’un projet. En effet, il est possible de constater le pourcentage de surcharge mais aussi les périodes remplies via un dashboard personnalisable. Cette fonctionnalité permet aussi de constater le temps consommé sur chaque projet. En effet, bien que la durée soit précieuse, l’ensemble des ressources attenantes au projet doivent être contrôlées. Ce tableau de bord permet ainsi de mesurer les dépenses théoriques et réelles pour ajuster au mieux le suivi global de chaque projet. C’est une donnée supplémentaire pour permettre aux équipes d’optimiser leurs efforts et résultats au fil de chaque tâches en cours.

Chez Yookkan, nous avons mis une priorité sur l’analyse de la donnée et des critères de performance des équipes. En effet, afin de pouvoir optimiser les ressources et les compétences des équipes, il est important de pouvoir réussir à obtenir des analyses personnalisées, au niveau de chaque projet, mais aussi sur des analyses globales. 

La conduite de projet permet ainsi de pouvoir mieux ajuster les rôles et redevances de chacun à l’aide de tableaux de bord ajustés au contrôle des performances. Pourquoi ne pas essayer ?