Les différentes méthodes de gestion de projet avec Yookkan

Comment définir la gestion de projet ?

Pour beaucoup d’entreprises, la gestion de projet se résume à un objectif à atteindre pour une date limite. Les contraintes humaines et matérielles sont trop souvent étudiées après la définition de l’objectif et de la deadline. Or il faut rappeler qu’il est impossible de fixer une date limite sans avoir analysé les ressources humaines et matérielles à disposition.

Nous définirons donc le concept de gestion de projet comme étant l’ensemble des moyens humains et matériels pour atteindre un objectif dans un temps défini.

Différentes vues pour s’adapter aux méthodes traditionnelles et agiles

Entrons dans le vif du sujet après ce petit rappel et voyons pourquoi Yookkan propose 2 vues différentes pour un même projet.

Lorsque vous créez un projet dans Yookkan, vous avez le choix entre la « vue d’ensemble » et la « vue personnalisée ».

Ces deux vues sont complémentaires, mais surtout permettent de structurer des projets et process selon plusieurs méthodes.

En effet les méthodes de structuration de projets varient d’un secteur à un autre, d’une entreprise à une autre voire d’une équipe à une autre. Chaque projet peut avoir son propre processus de suivi d’avancement, à vous de choisir le meilleur.

Les managers de projets optent souvent pour une structuration  en phases, en étapes,  mais aussi en thématiques, en lots, en types de clients ( en cas de suivi des clients), types de dossiers… et enfin de plus en plus d’équipes gèrent leur projet selon la méthode Kanban, c’est-à-dire selon le statut d’avancement des actions identifiées.

A votre tour de combiner plusieurs méthodes de management de projet

Avec la double vue « vue personnalisée », « vue kanban », Yookkan souhaite permettre la combinaison de plusieurs méthodes de travail pour en créer une simplifiée.

Il est donc tout à fait possible de mettre en place un plan de management de projets avec la vue personnalisée,  en structurant un projet en lots, tout en indiquant des statuts d’avancement aux actions. Une fois le projet construit selon la méthode choisie, il suffit d’appuyer sur le bouton Kanban, et les actions se rangent automatiquement selon leur statut d’avancement.

Lorsque vous modifiez une action ou lorsque vous la changez de liste dans le Kanban, ces modifications sont automatiquement réalisées dans la vue personnalisée et dans le planning. Pour synthétiser, les tableaux « vue personnalisée » et « kanban » communiquent entre eux automatiquement.

Les avantages de la vue Kanban

Le tableau Kanban permet de suivre l’avancement des différentes actions selon leur statut d’avancement. Il est de plus en plus adopté pour orchestrer au mieux l’articulation des tâches des membres de l’équipe. Il permet de mener vos projets tâche par tâche. Si l’une d’entre elle est bloquée, il est possible d’en lancer une autre en attendant le déblocage. Ce management est plus visuel et offre une meilleure réactivité.

Pour sélectionner la meilleure méthodologie, rappelons quel est le but de la gestion de projet ?

Pourquoi une méthode de gestion de projet ?

Rappelons que sans organisation, sans méthode et sans règles partagées, votre projet ne peut aboutir. Le but de la gestion de projet est bien de définir l’ensemble des règles de fonctionnement ou de travail, ainsi que le périmètre du projet afin que l’équipe parvienne à atteindre l’objectif défini par le projet.

Donc quelle que soit la méthode mise en place, avant d’organiser un projet, il est indispensable de définir un objectif, un périmètre, des règles de fonctionnement claires, une planification, les moyens humains et matériels à disposition. Et quel est l’autre élément indispensable pour que cet ensemble fonctionne ? Le partage de l’information !

Quelles sont les étapes d’un projet permettant d’être le plus efficace ?

1. Quelle que soit l’approche, regardez où vous voulez arriver

Quelle que soit la méthode que vous retenez, un projet doit suivre plusieurs étapes ou tout au mois nécessite de répondre à plusieurs questions clefs.

Nous l’avons vu précédemment, il est indispensable de définir l’objectif final. Pour vous aider à identifier cet objectif final il faut répondre à cette question clef : mon projet sera réussi si …? Cette question est indispensable quelle que soit vos objectifs ou votre activité.

Et là à vous de lister les 3, 4 réponses clefs.

2. Identifiez le périmètre

La deuxième étape est de bien détourer ce qu’il faut réaliser et ne pas réaliser, il s’agit de l’analyse du besoin : pour cette étape, même pour un petit projet il est indispensable de rédiger un cahier des charges. Le cahier des charge présente la problématique principale et les problématiques annexes.

3. Le squelette du projet, ça vous parle ?

La troisième étape est de structurer le travail. Il s’agit de classer ce que vous avez identifié comme travaux à réaliser point par point . Cette étape clé nécessite de bien connaître les attendus initiaux.

Ce classement doit permettre de structurer votre projet, c’est-à-dire de construire son squelette. C’est bien à cette étape que vous devez choisir la méthode qui est la mieux adaptée à vous et à votre équipe : lots, phases, étapes, thématiques, dossiers, clients….

Cette étape doit être complétée par la planification.

plan de management de projet

4. La planification : construisez le puzzle

La planification se fait à différents niveaux : la durée du projet ou de ses phases, les temps de travail des ressources par phase, action, tâches, les moyens matériels, l’articulation financière… De nombreux facteurs entrent en ligne de compte pour estimer la durée globale d’un projet. Ces durées estimées sont souvent le résultat du fruit de l’expérience. Tout chef de projet est confronté à d’innombrables aléas souvent impossible à identifier dans la phase amont du projet .Ce travail de planification doit par conséquent prendre en compte des marges de manoeuvres pour intégrer les risques de dépassement.

Cette étape est assez chronophage mais permet par la suite un fonctionnement plus efficace et surtout un meilleur respect du budget.

5. Lancez-vous !

Enfin, le lancement du projet : étape qui nécessite de choisir le bon outil de pilotage à utiliser, de communiquer et de partager les éléments clefs et comme dit au préalable de définir les règles du management de projet et de communication :

– rôle de chacun : chef de projet, responsable de phases, qui est associé, informé, consulté ( méthode RACI)

– process d’avancement et de validation

Pour résumer, comment aborder un projet sereinement, nos 5 étapes clefs :

étape 1 : définir un objectif

étape 2 : identifier les « les choses » à faire ( et à ne pas faire)

étape 3 : structurer le travail

étape 4 : planifier : identifier les délais pour chaque étape ou chantier en intégrant un pourcentage de risque

étape 5 : définir les règles de management de projet et choisir le logiciel le plus adapté

Les principaux risques dans le suivi de projet

Chaque projet comporte des risques qui lui sont spécifiques qu’ils soient techniques, financiers, humains, matériels, environnementaux….Nul ne peut se soustraire aux aléas.

1. Les risques non anticipables

Les risques peuvent être identifiés en amont sans pour autant être anticipables. Prenons l’exemple de la crise sanitaire du Covid. Des équipes projet, notamment sur des grands chantiers, peuvent identifier en amont le risque d’absence de personnel, ou d’impossibilité technique de se rendre au bureau pour X ou X raison, il était pour autant impossible de se dire en novembre 2019 qu’une pandémie mondiale allait bousculer toutes les méthodes de travail.

Nous le voyons ici, la gestion des facteurs pouvant retarder ou entraver un projet n’est pas une science absolue.

2. Essayons d’anticiper ce que l’on peut

Pas de projet sans problème ! Le tout est de savoir les gérer. Ne nous décourageons pas il est tout de même possible d’envisager en amont des risques dits plus « classiques  » :

– manque de ressources humaines expérimentée

– charge de travail trop lourde pour les équipes

– absentéisme

– matériel en panne ou indisponible

– financement bloqué, retardé…

– risques météo selon les saisons….

Yookkan propose de classer ces risques sur un référentiel à 2 entrées : probabilité du risque et niveau d’impact du risque.

Management de projet : attention à l’essoufflement des équipes

Il nous semble, que les risques les plus courants quel que soit le projet, est celui dit de « l’essoufflement ».

Un projet a des hauts et des bas : ces oscillations liées généralement à des blocages peuvent démotiver et réduire l’implication des équipes. Les résultats intermédiaires sont indispensables pour impliquer régulièrement les équipes, notamment en cas de projet avec la réalisation d’objectifs à long terme.

L’essoufflement des équipes n’est pas forcément lié à la charge de travail, mais davantage aux blocages voire aux retours en arrière. Rien de pire que d’avoir l’impression de ne travailler pour rien. En pleine crise la recherche du sens dans le travail, des blocages et retours en arrière ne font que raviver ces sentiments.

Pour éviter ces blocages ou pire ces travaux réalisés pour rien, la communication entre les différentes parties prenantes doit être parfaite. La communication reste l’un des élément structurant des plus importants. C’est pourquoi un logiciel de management de projet collaboratif s’avère désormais indispensable pour éviter la perte, la rétention ou le déséquilibre d’information.

Avec le tableau Kanban, la possibilité de partager des fichiers, le tchat par carte et l’espace de réunion collaboratif, ces risques de manque de partage d’information et de manque d’organisation sont fortement réduits. L’équipe dispose du même niveau d’information et y a accès sur une seule plateforme.

Définir les rôles de chacun

Pourquoi les équipes de Yookkan ont opté pour cette simplification ?

Les outils classiques de planification, notamment ceux permettant de créer des Gantt ou de suivre les temps de travail, sont souvent complexes à prendre en main et s’adressent essentiellement à un public averti, ou disons-le clairement, aux ingénieurs.

Ces outils ont leurs avantages et permettent de réaliser un suivi de projet de qualité. Mais leur complexité laisse pas mal de non initiés sur le bord de la route. Or ces outils bien maîtrisés devraient être utilisés par toutes les entreprises, notamment pour celles fonctionnant en mode projet.

Le fonctionnement en mode projet est de plus en plus adopté par les équipes et permet une organisation plus souple. Il est de plus en plus adopté à la fois pour améliorer le fonctionnement inter-services ou inter-direction, mais aussi et surtout pour alléger le poids hiérarchique. En effet, le mode projet est un véritable outil de management pour responsabiliser les équipes tout en leur laissant une autonomie dans un cadre bien défini et partagé.

Les nouvelles solutions en ligne comme Yookkan assurent une prise en main simplifiée et s’adaptent à toute entreprise quelle que soit son secteur d’activité.

Plus besoin de formation PMP, Gantt, Prince, Pert ou autre, les outils collaboratifs bouleversent les méthodes pour en proposer une plus simple et plus facile d’appropriation.

Yookkan , la solution lean par excellence

On déteste les étapes non nécessaires et les doublons. Yookkan vous propose une approche dans laquelle on ne fait et on ne communique qu’une fois les choses. Les fonctionnalités présentes sont ni plus ni moins indispensables pour atteindre vos objectifs, nous avons retiré le superflux et tout simplifié. Notre méthode nécessite moins de contrôle de chefs de projet, mais implique plus de qualité dans le reporting des équipes.

Plus besoin d’envoyer de rechercher les données, de resynthétiser les mails dans un ordre du jour, de faire des tableaux de bord disparates. Tout est automatisé, tout ce qui vous est demandé est de bien structurer vos actions et tâches et de les mettre à jour. Le reste on s’en occupe du début à la fin.

Notre ambition : la planification projet accessible à tous !

Chefs de projet, consultants, formateurs, chefs d’entreprise, responsables SI, responsables produit, atelier, qualité… Ils/ elles sont nombreux(ses) à avoir opté pour Yookkan afin de simplifier leur processus de construction et de management de projet. Les outils collaboratifs nécessitent un changement de mode de fonctionnement, notamment permet d’abattre des cloisons entre différents services d’une même entreprise. Vous êtes en plein développement ? Vous cherchez de nouvelles façons de travailller plus intuitives ? Demandez-nous des exemples clients pour vous faire une idée de ce Yookkan peut vous apporter.