Pour maximiser l’efficacité opérationnelle et garantir le succès des projets, il est essentiel d’adopter des pratiques de gestion du temps efficaces. Dans le cadre d’un projet, il est toujours possible d’optimiser les fonctions de support pour garantir aux parties prenantes un bon suivi global. Une bonne solution d’accompagnement permet aussi de centraliser, ajuster et allouer différemment les ressources propres aux tâches à réaliser. Cette centralisation conduit à avoir un point d’ensemble simple et clair pour l’ensemble du projet. Découvrez ainsi 3 bonnes pratiques à adopter durablement dans le cadre des projets que vous pourrez développer au sein de vos équipes.
Développer la planification stratégique comme moteur du projet
La planification stratégique constitue le socle de toute gestion efficace du temps. Avant de démarrer un projet, il est primordial de définir clairement les objectifs, les échéances et les ressources nécessaires. Ce travail permet aussi de mettre en avant les tâches à prioriser et les zones de conflit que peut rencontrer le projet. En effet, ce cadrage est primordial et permet aux équipes d’avoir une base de travail commune vis-à-vis du budget, du temps et des objectifs à atteindre.
Cette planification stratégique prend aussi tout son sens lorsque l’entreprise travaille sur plusieurs dossiers. En effet, lorsque les outils de support sont maîtrisés, les équipes qui les utilisent peuvent mélanger et confondre les supports. Il est donc important de pouvoir les séparer de manière claire et distincte. Cette répartition permet aussi de pouvoir associer les bonnes personnes aux projets en lien avec la planification stratégique globale.
Utilisation d’outils de contrôle et de monitoring
Le diagramme de Gantt est un outil essentiel pour visualiser et planifier les différentes étapes d’un projet, ainsi que les dépendances entre les tâches. C’est un excellent moyen visuel de pouvoir prendre en considération l’avancée d’un projet mais aussi la durée de chaque étape. Il est aussi nécessaire de pouvoir accéder facilement à cet outil de suivi afin de pouvoir rendre compte de la situation à une période donnée. Pour en savoir plus, découvrez notre article sur l’intérêt du diagramme de GANTT.
Un autre outil de contrôle optimal des équipes et des projets repose sur la méthode KANBAN. Le principe permet de visualiser le flux de travail sous forme de tableau, divisé en colonnes représentant les différentes étapes du processus, de la tâche à réaliser jusqu’à sa complétion. Chaque tâche est représentée par une carte ou une note collante, qui est déplacée de colonne en colonne au fur et à mesure de sa progression.
Le tableau Kanban permet ainsi aux membres de l’équipe de voir clairement quelles tâches sont en cours, lesquelles sont terminées et celles qui doivent encore être effectuées. Cela favorise la transparence, la collaboration et la responsabilisation au sein de l’équipe.
Développer un outil de communication efficace
Une communication efficace est un pilier fondamental de la gestion du temps. L’idée est de pouvoir offrir aux équipes la possibilité de centraliser toutes leurs communications, d’échanger des fichiers et de suivre les discussions en temps réel. Cette centralisation permet d’éviter les pertes d’information et de garantir une collaboration fluide et transparente entre les membres de l’équipe. Il est aussi important de pouvoir collecter les avis et retours sur les projets durant le suivi. Ainsi, un espace commentaires qui est lié à chaque étape de la gestion permet aux équipes et au chef de projet d’adapter l’avancée de la réalisation.
Enfin, il est crucial de suivre régulièrement cette progression du projet et d’analyser les performances. Les managers peuvent générer des rapports personnalisés, analyser les tendances et identifier les domaines nécessitant une amélioration. Cette analyse approfondie permet d’ajuster les ressources et les priorités pour maintenir le projet sur la bonne voie.
Yookkan offre une solution qui permet de prendre en considération toutes ces attentes dans le cadre de la gestion de projet. En effet, les entreprises peuvent accroître la productivité de leurs équipes, optimiser l’efficacité opérationnelle et atteindre leurs objectifs plus rapidement et plus efficacement. Avec de nombreux outils simples à utiliser, la prise en main est intuitive et permet aux équipes de pouvoir s’organiser facilement dans le cadre d’une collaboration sur un ou plusieurs projets en simultané. Enfin, il est aussi possible d’accéder aux dossiers terminés afin de pouvoir améliorer le suivi du projet et l’utilisation de l’outil par les équipes. Une bonne organisation interne est aussi la clé afin de pouvoir maximiser l’utilisation de Yookan et des logiciels d’organisation !