Les bases de la gestion de projet
Maîtriser les bases de la gestion de projet avec la solution collaborative en ligne Yookkan
Définition d’un projet
Un projet est l’idée d’une situation, d’un état que l’on souhaite atteindre. Il se définit par un ensemble d’activités organisées pour atteindre un objectif défini et précis. L’équipe projet doit définir une date de début et de fin et organiser le projet en phases ou étapes. Il nécessite la mise en oeuvre de ressources humaines et matérielles pour atteindre son objectif.
Les points clefs d‘un projet :
Clarifiez où vous voulez aller ! La gestion de projet doit être un processus clair et partagé par l’ensemble des membres de l’équipe projet. Elle doit remplir a minima les éléments clefs suivants :
1. Rédiger un objectif précis et clair
Construisez la première étape de votre projet, à savoir définir l’objectif du projet. Pour cela il faut parvenir à répondre à ces questions :
Quel est le principal objectif de mon projet
Pour formuler un objectif clair et précis, il est nécessaire de commencer votre phrase par un verbe à l’infinitif.
Quels sont les objectifs secondaires ?
Il s’agit de définir les objectifs liés à votre objectif principal. Si par exemple votre objectif principal est la mise en place d’une nouvelle formation, les objectifs secondaires peuvent concerner le public concerné, la date de mise en oeuvre….
Qu’est-ce qu’un projet réussi ?
Dès le commencement d’un projet il faut répondre à cette question : « Mon projet sera réussi si … ? »
2. Définir les dates cibles : le début et la fin
Suivre des projets nécessite essentiellement d’évaluer les délais et la charge de travail pour chaque action ou tâche. L’échéancier projet est l’outil indispensable.
Définissez des dates tenables
Les dates doivent être tenables, il s’agit de prendre toujours de la marge par rapport aux échéances auxquelles on pense pouvoir tenir les délais. Pour gérer vos projets, les dates doivent être étudiées en amont au regard de la disponibilité des équipes et du matériel.
Prenez en compte les risques
Pour estimer au mieux la date de fin d’un projet (quand la date n’est pas imposée) il est essentiel de prendre en compte les aléas/ risques identifiés. Par exemple : les risques financiers si le projet dépend d’un accord de la banque, les risques administratifs (permis de construire…). L’idéal à cette étape est de construire un planning cible et si possible d’identifier les dépendances.
Des dates tenables
Identifier en amont les principaux risques de blocage
Prendre des marges de sécurité
3. Identifier les phases et étapes clefs
Pour gérer son projet, ce dernier doit être décomposé en grandes phases ou périodes. Des méthodes dites agiles se développent de plus en plus et permettent de se consacrer sur des fonctionnalités ou étapes précises.
Ces phases se subdivisent ensuite en étapes clefs, et peuvent avoir des dates et échéances importantes qu’on appelle des jalons. Avec Yookkan, vous pouvez structurer ces phases et procéder à un découpage en listes d’actions classées par thématique. Une fois ces étapes définies, votre conduite de projet sera facilitée.
Exemple pour un projet de construction :
- Phase 1 pourrait être de trouver l’emplacement
- Phase 2 : monter le financement
- Phase 3 : réaliser les démarches administratives
- Phase 4 : identifier les entreprises
4. La gestion des ressources du projet
Travailler en équipe
Si vous gérez et pilotez votre projet seul, la question des ressources humaines ne se pose pas. Dès que vous travaillez en équipe, il s’agit de bien définir le « qui fait quoi », la liste de tâches de chacun et de planifier ensemble le projet.
Les todo lists personnalisées
S’assurer que la todo list de chacun est claire et précise est indispensable. Il est important de décomposer chaque phase ou chaque thématique de travail en listes d’actions. Pour chacune de ces actions, il sera incontournable de lui attribuer un responsable, une date de début et une date de fin.
La coordination globale
Pour coordonner les équipes, les actions, l’ensemble du projet doit faire l’objet d’un management de projet : un chef de projet doit vérifier la planification du projet et apporter une coordination basée sur les principes méthodologiques cités ci-dessus.
5.Attribution des actions, tâches, et responsabilisation
Les membres de l’équipe doivent définir ou savoir quelles tâches leur sont attribuées. Le responsable du projet a pour rôle de définir la planification de projet et de coordonner les travaux de chacun durant les différentes phases et si besoin de revoir le cadrage de la mission en cours de route.
6. Optez pour un management visuel de votre projet
Piloter un projet n’est pas toujours évident, et le management d’équipe, encore moins surtout si l’ensemble des membres sont géographiquement éloignés. Yookkan vous propose une méthodologie de gestion de projet permettant de construire et de décomposer votre projet étape par étape. Une fois votre projet décomposé en actions et en todoist, chacune de vos informations sera classée dans le tableau kanban.
Cette visualisation vous permet :
- une meilleure gestion du temps
- une conduite du projet optimisée
- une anticipation des risques
Yookkan, la solution pour maîtriser la gestion de projet
Partager les informations
Avec les méthodes agiles développées sur une plateforme de gestion de projet comme Yookkan, chaque membre dispose du même niveau d’information au même moment. La planification et le suivi des projets sont repensés et simplifiés.
Workflow et priorisation
Chaque membre de votre équipe dispose d’une vision claire des actions à réaliser, des livrables attendus, des workflows et du chemin critique pour atteindre les objectifs fixés. Il peut ainsi vérifier quelles sont ses actions « à faire » et est libre de choisir ses priorités. Le travail des chefs de projet est simplifié car chacun est responsabilisé.
Management visuel
Besoin de comprendre l’avancement global du projet, visualisez l’ensemble des informations sur les tableaux de bord. Alors à votre tour d’opter pour un logiciel de gestion de projet en libre accès vous permettant de travailler facilement en mode projet !
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Yookkan est un logiciel en ligne de gestion de projet pour maîtriser les bases de la gestion de projet, structurer,
organiser et planifier vos tâches.
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