Les bases de la gestion de projet

Maîtriser les bases de la gestion de projet avec la solution collaborative en ligne Yookkan

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Définition d’un projet

Un projet est l’idée d’une situation, d’un état que l’on souhaite atteindre. Il se définit par un ensemble d’activités organisées pour atteindre un objectif défini et précis. L’équipe projet doit définir une date de début et de fin et organiser le projet en phases ou étapes. Il nécessite la mise en oeuvre de ressources humaines et matérielles pour atteindre son objectif.

 

Les points clefs d‘un projet :

La gestion de projet doit être un processus clair et partagé par l’ensemble des membres de l’équipe projet. Elle doit remplir a minima les éléments clefs suivants :

1. Un objectif clair, précis, et partagé
2. Une date de début et une date de fin
3. Une décomposition en phases et étapes clefs
4. Des ressources humaines et matérielles
5. Un(e) coordinateur/trice en charge de pilotage

1. Rédiger un objectif précis et clair

La première étape pour construire un projet est de bien définir l’objectif du projet. Pour cela il faut parvenir à répondre à ces questions :

  • Quel est le principal objectif de mon projet

    Pour formuler un objectif clair et précis, il est nécessaire de commencer votre phrase par un verbe à l’infinitif.

  • Quels sont les objectifs secondaires ?

    Il s’agit de définir les objectifs liés à votre objectif principal. Si par exemple votre objectif principal est la mise en place d’une nouvelle formation, les objectifs secondaires peuvent concerner le public concerné, la date de mise en oeuvre….

  • Qu’est-ce qu’un projet réussi ?

    Dès le commencement d’un projet il faut répondre à cette question : « Mon projet sera réussi si … ? »

2. Définir les dates cibles : le début et la fin

Ces dates doivent être tenables, il s’agit de prendre toujours de la marge par rapport aux échéances auxquelles on pense pouvoir tenir les délais. Pour estimer au mieux la date de fin d’un projet (quand la date n’est pas imposée) il est essentiel de prendre en compte les aléas/ risques identifiés. Ex : risques financiers si le projet dépend d’un accord de la banque, risque administratif (permis de construire…). L’idéal à cette étape est de construire un planning cible et si possible d’identifier les dépendances.

  • Des dates tenables

  • Identifier en amont les principaux risques de blocage

  • Prendre des marges de sécurité

3. Identifier les phases et étapes clefs 

Un projet peut être décomposé en grandes phases ou périodes. Ces phases se subdivisent ensuite en étapes clefs, et peuvent avoir des dates clefs importantes qu’on appelle des jalons. Avec Yookkan, vous pouvez structurer ces phases en listes d’actions  classées par thématique. Une fois ces étapes définies, votre conduite de projet sera facilitée.

Exemple pour un projet de construction :

  • Phase 1 pourrait être de trouver l’emplacement
  • Phase 2 : monter le financement
  • Phase 3 : réaliser les démarches administratives
  • Phase 4 : identifier les entreprises

 

4. La gestion des ressources du projet

Travailler en équipe

Si vous gérez et pilotez votre projet seul, la question des ressources humaines ne se pose pas. Dès que vous travaillez en équipe, il s’agit de bien définir le « qui fait quoi », la liste de tâches de chacun et de planifier ensemble le projet.

Les todo lists personnalisées

Pour être sûr que la todo list de chacun soit claire et précise, il est important de décomposer chaque phase ou chaque thématique de travail en listes d’actions. Pour chacune de ces actions, il sera indispensable de lui attribuer un responsable, une date de début et une date de fin.

La coordination globale

L’ensemble du projet doit faire l’objet d’un management de projet : un chef de projet doit vérifier la planification du projet et apporter une coordination basée sur les principes méthodologiques cités ci-dessus.

5.Attribution des actions, tâches, et responsabilisation

Les membres de l’équipe doivent définir ou savoir quelles tâches leur sont attribuées. Le responsable du projet a pour rôle de définir la planification de projet et de coordonner les travaux de chacun durant les différentes phases et si besoin de revoir le cadrage de la mission en cours de route.

6. Optez pour un management visuel de votre projet

Piloter un projet n’est pas toujours évident, et le management d’équipe, encore moins surtout si l’ensemble des membres sont géographiquement éloignés. Yookkan vous propose une méthodologie de gestion de projet permettant de construire et de décomposer votre projet étape par étape. Une fois votre projet décomposé en actions et en todoist, chacune de vos informations sera classée dans le tableau kanban.

Cette visualisation vous permet :

  • une meilleure gestion du temps
  • une conduite du projet optimisée
  • une anticipation des risques

Yookkan, la solution pour maîtriser la gestion de projet

Partager les informations

Avec les méthodes agiles développées sur une plateforme de gestion de projet comme Yookkan, chaque membre dispose du même niveau d’information au même moment. La planification et le suivi des projets sont repensés et simplifiés.

Workflow et priorisation

Chaque membre de votre équipe dispose d’une vision claire des actions à réaliser, des livrables attendus, des workflows et du chemin critique pour atteindre les objectifs fixés. Il peut ainsi vérifier quelles sont ses actions « à faire » et est libre de choisir ses priorités. Le travail des chefs de projet est simplifié car chacun est responsabilisé.

Management visuel

Besoin de comprendre l’avancement global du projet, visualisez l’ensemble des informations sur les tableaux de bord. Alors à votre tour d’opter pour un logiciel de gestion de projet en libre accès vous permettant de travailler facilement en mode projet !

Fonctionnalités de Yookkan

  • Planning de Gantt partagé et automatisé

    Planifiez facilement un projet avec la fonctionnalité diagramme de Gantt. Synchronisez votre diagramme avec Google agenda, Outlook, ou Icalendar.

  • Gestion de portefeuille de projets

    Suivez l’ensemble de vos projets en même temps. Travaillez sur chacun de vos projets et visualisez l’ensemble de vos données dans le tableau de bord multi-projets.

  • Gestionnaire de tâches

    Gérez vos tâches en ligne et partagez-les avec vos équipes. Identifiez la charge de travail de chacun et pilotez les temps passés. Maîtrisez ainsi les bases de la gestion de projet.

  • Attribution des actions

    Avec la fonctionnalité assignation, chacun sait ce qu’il a à réaliser. Vous pouvez attribuer une action à une ou plusieurs personnes.

  • Réunions automatisées

    Divisez par 2 vos temps de réunion et partagez les informations clefs en direct. Créez un ordre du jour partagé, sélectionnez les actions et questions à traiter, rédigez un compte-rendu automatiquement partagé et exportable en pdf.

  • Pilotage budgétaire
    et des risques

    Suivez les dépenses de vos projets en temps réel. Gérez vos risques projet en identifiant leur impact et la probabilité de survenue.

  • Evaluation de la charge de travail des équipes

    Définissez les taux d’occupation des membres de votre équipe, pour chaque projet. Yookkan agglomère l’ensemble des données pour vous indiquer la charge globale de chacun et anticiper les risques de surcharge.

  • Exports excel, CSV, et pdf

    La liste de vos actions par projet est exportable en excel et CSV, vos comptes-rendus en pdf.

  • Suivi des modifications avec les notifications

    Soyez informé en direct par mail ou via le journal de bord de toute modification concernant vos projets.

  • Partage, stockage et rangement de vos fichiers

    Partagez vos fichiers pour chacune de vos actions et projets. Retrouvez également vos fichiers dans votre espace personnel.

  • Duplication des projets, listes et actions

    Créez un modèle de structuration de projet et dupliquez-le pour vos différents clients, prestataires.

  • Communiquez avec votre équipe

    Pour chaque projet vous pouvez commenter les actions et poser les questions nécessaires à l’avancement du projet.

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Yookkan est un logiciel en ligne de gestion de projet pour maîtriser les bases de la gestion de projet, structurer,
organiser et planifier vos tâches.

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