Les bases de la gestion de projets avec Yookkan

Définition d’un projet

Un projet est l’idée d’une situation, d’un état que l’on souhaite atteindre. Il se définit par un ensemble d’activités organisées pour atteindre un objectif défini et précis. L’équipe projet doit définir une date de début et de fin et organiser le projet en phases ou étapes. Il nécessite la mise en oeuvre de ressources humaines et matérielles pour atteindre son objectif.

Les points clefs d‘un projet :

Clarifiez où vous voulez aller ! La gestion de projet doit être un processus clair et partagé par l’ensemble des membres de l’équipe projet. Elle doit remplir a minima les éléments clefs suivants :

1. Un objectif clair, précis, et partagé

2. Une date de début et une date de fin

3. Une décomposition en phases et étapes clefs

4. Des ressources humaines et matérielles

5. Un(e) coordinateur/trice en charge de pilotage

1. Rédiger un objectif précis et clair

Construisez la première étape de votre projet, à savoir définir l’objectif du projet. Pour cela il faut parvenir à répondre à ces questions :

Quel est le principal objectif de mon projet
Pour formuler un objectif clair et précis, il est nécessaire de commencer votre phrase par un verbe à l’infinitif.
Quels sont les objectifs secondaires ?
Il s’agit de définir les objectifs liés à votre objectif principal. Si par exemple votre objectif principal est la mise en place d’une nouvelle formation, les objectifs secondaires peuvent concerner le public concerné, la date de mise en oeuvre….
Qu’est-ce qu’un projet réussi ?
Dès le commencement d’un projet il faut répondre à cette question : « Mon projet sera réussi si … ? »

2. Définir les dates cibles : le début et la fin

Suivre des projets nécessite essentiellement d’évaluer les délais et la charge de travail pour chaque action ou tâche. L’échéancier projet est l’outil indispensable.

Définissez des dates tenables

Les dates doivent être tenables, il s’agit de prendre toujours de la marge par rapport aux échéances auxquelles on pense pouvoir tenir les délais. Pour gérer vos projets, les dates doivent être étudiées en amont au regard de la disponibilité des équipes et du matériel.

Prenez en compte les risques

Pour estimer au mieux la date de fin d’un projet (quand la date n’est pas imposée) il est essentiel de prendre en compte les aléas/ risques identifiés. Par exemple : les risques financiers si le projet dépend d’un accord de la banque, les risques administratifs (permis de construire…). L’idéal à cette étape est de construire un planning cible et si possible d’identifier les dépendances.

Des dates tenables
Identifier en amont les principaux risques de blocage
Prendre des marges de sécurité

3. Identifier les phases et étapes clefs

Pour gérer son projet, ce dernier doit être décomposé en grandes phases ou périodes. Des méthodes dites agiles se développent de plus en plus et permettent de se consacrer sur des fonctionnalités ou étapes précises.

Ces phases se subdivisent ensuite en étapes clefs, et peuvent avoir des dates et échéances importantes qu’on appelle des jalons. Avec Yookkan, vous pouvez structurer ces phases et procéder à un découpage en listes d’actions classées par thématique. Une fois ces étapes définies, votre conduite de projet sera facilitée.

Exemple pour un projet de construction :

Phase 1 pourrait être de trouver l’emplacement
Phase 2 : monter le financement
Phase 3 : réaliser les démarches administratives
Phase 4 : identifier les entreprises

4. La gestion des ressources du projet

Travailler en équipe

Si vous gérez et pilotez votre projet seul, la question des ressources humaines ne se pose pas. Dès que vous travaillez en équipe, il s’agit de bien définir le « qui fait quoi », la liste de tâches de chacun et de planifier ensemble le projet.

Les todo lists personnalisées

S’assurer que la todo list de chacun est claire et précise est indispensable. Il est important de décomposer chaque phase ou chaque thématique de travail en listes d’actions. Pour chacune de ces actions, il sera incontournable de lui attribuer un responsable, une date de début et une date de fin.

La coordination globale

Pour coordonner les équipes, les actions, l’ensemble du projet doit faire l’objet d’un management de projet : un chef de projet doit vérifier la planification du projet et apporter une coordination basée sur les principes méthodologiques cités ci-dessus.

6. Optez pour un management visuel de votre projet

Piloter un projet n’est pas toujours évident, et le management d’équipe, encore moins surtout si l’ensemble des membres sont géographiquement éloignés. Yookkan vous propose une méthodologie de gestion de projet permettant de construire et de décomposer votre projet étape par étape. Une fois votre projet décomposé en actions et en todoist, chacune de vos informations sera classée dans le tableau kanban.

Cette visualisation vous permet :

une meilleure gestion du temps
une conduite du projet optimisée
une anticipation des risques

Yookkan, la solution pour maîtriser la gestion de projet

Partager les informations

Avec les méthodes agiles développées sur une plateforme de gestion de projet comme Yookkan, chaque membre dispose du même niveau d’information au même moment. La planification et le suivi des projets sont repensés et simplifiés.

Workflow et priorisation

Chaque membre de votre équipe dispose d’une vision claire des actions à réaliser, des livrables attendus, des workflows et du chemin critique pour atteindre les objectifs fixés. Il peut ainsi vérifier quelles sont ses actions « à faire » et est libre de choisir ses priorités. Le travail des chefs de projet est simplifié car chacun est responsabilisé.

Management visuel

Besoin de comprendre l’avancement global du projet, visualisez l’ensemble des informations sur les tableaux de bord. Alors à votre tour d’opter pour un logiciel de gestion de projet en libre accès vous permettant de travailler facilement en mode projet !

Fonctionnalités de Yookkan

Planning de Gantt partagé et automatisé
Planifiez facilement un projet avec la fonctionnalité diagramme de Gantt. Synchronisez votre diagramme avec Google agenda, Outlook, ou Icalendar.
Gestion de portefeuille de projets
Suivez l’ensemble de vos projets en même temps. Travaillez sur chacun de vos projets et visualisez l’ensemble de vos données dans le tableau de bord multi-projets.
Gestionnaire de tâches

Gérez vos tâches en ligne et partagez-les avec vos équipes. Identifiez la charge de travail de chacun et pilotez les temps passés. Maîtrisez ainsi les bases de la gestion de projet.
Attribution des actions
Avec la fonctionnalité assignation, chacun sait ce qu’il a à réaliser. Vous pouvez attribuer une action à une ou plusieurs personnes.
Réunions automatisées
Divisez par 2 vos temps de réunion et partagez les informations clefs en direct. Créez un ordre du jour partagé, sélectionnez les actions et questions à traiter, rédigez un compte-rendu automatiquement partagé et exportable en pdf.
Pilotage budgétaire
et des risques

Suivez les dépenses de vos projets en temps réel. Gérez vos risques projet en identifiant leur impact et la probabilité de survenue.
Evaluation de la charge de travail des équipes
Définissez les taux d’occupation des membres de votre équipe, pour chaque projet. Yookkan agglomère l’ensemble des données pour vous indiquer la charge globale de chacun et anticiper les risques de surcharge.
Exports excel, CSV, et pdf
La liste de vos actions par projet est exportable en excel et CSV, vos comptes-rendus en pdf.
Suivi des modifications avec les notifications
Soyez informé en direct par mail ou via le journal de bord de toute modification concernant vos projets.
Partage, stockage et rangement de vos fichiers
Partagez vos fichiers pour chacune de vos actions et projets. Retrouvez également vos fichiers dans votre espace personnel.
Duplication des projets, listes et actions
Créez un modèle de structuration de projet et dupliquez-le pour vos différents clients, prestataires.
Communiquez avec votre équipe
Pour chaque projet vous pouvez commenter les actions et poser les questions nécessaires à l’avancement du projet.